Apertura de trabajo :: Coordinador de ventas

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Este coordinador de ventas depende de los directores regionales de ventas responsables de reservar grupos de convenciones. Sus responsabilidades incluyen realizar tareas administrativas de ventas y de secretaría altamente calificadas con un alto grado de experiencia en gestión del tiempo, relaciones con los clientes y habilidades administrativas.

Funciones esenciales:

• Participar y ayudar en la planificación de las actividades de los empleados, viajes y solicitudes de vacaciones.
• Desarrollar y mantener un cronograma maestro en Outlook para identificar cuándo los gerentes/personal de apoyo estarán fuera de la oficina para inspecciones del sitio/viajes y mantenerlo actualizado.
• Mantener el equipo o facilitar las llamadas de servicio según sea necesario.
• Solicite suministros y cestas de regalo para servicios de ventas y convenciones
• Asignar y distribuir clientes potenciales de ventas entrantes
• Ayudar al gerente de servicios de convenciones con las necesidades del grupo cuando se le solicite.
• Ayudar a los servicios de convenciones y ventas con la generación de diagramas de espacios para reuniones.
• Ayudar al director de ventas y servicios de convenciones con las tarjetas de bienvenida y los servicios a la llegada y garantizar una entrega precisa.
• Auditoría de reservas de habitaciones – cuando sea necesario – Controles cruzados/auditorías
• Gestione todos los pedidos de trabajos publicitarios a través de DaVinci
• Gestionar todas las reservas en el sistema ART
• Asistencia en sistemas FDC/LMS
• Procesar correspondencia, informes, propuestas, documentos contractuales, currículums grupales y comunicaciones internas.
• Recibir llamadas entrantes y saludar a los huéspedes, filtrar llamadas, derivar a los visitantes al personal de ventas o departamento correspondiente. Capacidad para realizar una inspección del sitio si es necesario.
• Procesar correo entrante y saliente, copiar y enviar faxes.
• Crear nuevos archivos y mantener los sistemas de archivo existentes, tanto manuales como computarizados.
• Ingrese datos en el sistema avanzado de ventas y catering del departamento de ventas, FDC.
• Coordinar asignaciones y mantener la comunicación con los distintos miembros del personal y otros departamentos del hotel.
• Realizar los arreglos especiales necesarios para los clientes con respecto al transporte, servicio de habitaciones, reservas de habitaciones, reservas de restaurantes o inspecciones del sitio.
• Manejar las consultas grupales entrantes si lo asigna el Director de Ventas Regional.
• Realizar los arreglos de viaje, incluidos hotel, avión y envío, para el Director de Ventas Regional según se solicite.
• Preparar y distribuir informes según se le asigne.
• Ayudar al Director de Ventas Regional a mantener las cuentas limpias y precisas.
• Ayudar al Director de Ventas Regional a investigar y llamar a cuentas inactivas para solicitar/prospectar.
• Actúa como enlace entre el cliente y otros departamentos del hotel, y está llamado a representar al hotel y al Director de Ventas Regional cuando el Director está de viaje de negocios o no está disponible.
• Desarrolla sólidas relaciones de trabajo con clientes de ventas y personal interno.
• Otras funciones y responsabilidades relacionadas según se asignen.

Cualificaciones:

• Se requiere diploma de escuela secundaria. Se prefiere título universitario AA o BA y/o educación adicional en habilidades administrativas.
• Se requieren de 2 a 3 años de experiencia en la oficina. Se requiere experiencia con Microsoft Office 98 o superior. Se prefiere un año de experiencia en relaciones públicas y experiencia previa en hoteles.
• Velocidad de mecanografía precisa de 65 palabras por minuto. Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Excelente capacidad de ortografía. Sólidas habilidades organizativas. Orientación al detalle. Capacidad para cumplir con los plazos. Imprescindible excelente capacidad de servicio y relaciones con el cliente. Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno agitado y, a veces, caótico.
• Buen tono de voz y buen comportamiento por teléfono. Personalidad extrovertida. Disposición a asumir nuevas tareas. Deseo de trabajar en equipo. Disfruta de los desafíos y puede trabajar a un ritmo constante y optimista. Debe ser capaz de trabajar con poca o ninguna supervisión. Debe ser capaz de trabajar con distintas personalidades. Mantiene una apariencia profesional y se adhiere a las pautas de vestimenta de negocios. Debe ser capaz de lidiar con el cambio y con múltiples prioridades de manera efectiva. Capacidad para mantener la compostura bajo presión y en situaciones estresantes.